Sådan køres workshopper til tænkning af fjern design

Som alle i disse dage oplever vi udfordrende tider, når det kommer til at aktivere og engagere forhold til vores kunder. Som set over hele verden besluttede vi at lukke vores kontor, holde op med at rejse og arbejde hjemmefra i stedet.

Dette fører til et par vanskeligheder, især når du er planlagt til at holde et interaktivt og design-tænkning-inspireret workshop-format, som hverken kunne udsættes eller udføres på klientfaciliteterne.

Som en virksomhed med innovation i sit navn var det imidlertid naturligt for os at acceptere udfordringen og finde en kreativ tilgang. Her er vores "Sådan" for en digital samarbejdsløsning, som jeg gerne vil dele med dig.

SITUATIONEN

Som nævnt var målet at etablere et klientværksted vedrørende design af en business case og KPI'er for ITONICS-softwaren hos en tysk forsikringsudbyder. Vi besluttede at bruge en tilgang, der er inspireret af Design Thinking til dybt at dykke ned i brugssagen for klienten. Specielt giver workshopformatdesignet mulighed for at være empatisk med de forskellige interessenter, definere, hvilken slags forventninger de kunne have til styring af innovationer og udlede ideer om fordele og relaterede KPI'er, som den softwaredrevne løsning giver deres specifikke anvendelse -sag.

Alt var forberedt, skabeloner var tegnet, og holdet var klar til at rejse til klienternes faciliteter et par dage senere. Desværre tvang vores nye og ikke så elskede ledsager Covid-19 os til at ændre kurs, da rejser til klientfaciliteterne ikke længere var mulig.

Så hvad gør vi nu? Et 3–4 timers foredragslignende workshop syntes heller ikke at være en rimelig mulighed. Jeg ved, at der er mange digitale værktøjer til rådighed til interaktivt at designe et digitalt værksted. Jeg har personligt for eksempel gode oplevelser med Klaxoon. Men hverken var et af disse værktøjer en del af vores tech-stack endnu, og vi havde heller ikke tid til at opsætte et værktøj, finde ud af, hvordan det fungerer og skabe fremgangsmåden på så kort varsel.

Heldigvis kom mine kolleger og jeg med en let at levere løsning!

UDFORDRINGEN

Vi vidste alle, hvad vi ønskede, og parametrene var meget tydelige: en workshop med interaktive elementer, ingen forelæsningsstil-monolog og aktiv klientdeltagelse i at arbejde sammen med os om fremtiden for vores partnerskab. Men hvordan ville du levere dette fjernt, men alligevel produktivt?

Det er vores erfaring, at gode workshops fortsætter fra muligheden for, at alle i gruppen er i stand til at udtrykke sig, relateret til andres ideer og visualisering af centrale resultater af mødet. Tilberedt med nogle metoder og rammer, normalt, har Post-Its en tendens til at være det valgte våben, da de tillader os at visualisere og klynge ideer hurtigt.

TILGANGEN

Så det centrale spørgsmål var: hvordan man bruger Post-Its og tilpassede rammer i et virtuelt miljø problemfrit? Løsningen udgjorde en workshop-prototype baseret på Google Slides. Det gav nogle store fordele sammenlignet med andre digitale formater.

Google Slides ligner temmelig Microsoft PowerPoint og kræver ingen dybdegående teknisk forberedelse til klienten. Softwaren giver os mulighed for at arbejde samtidig på det samme dokument. Præsentationer er en meget visuel måde at arbejde sammen om et emne på. Google Slides giver dig mulighed for at tegne alle slags rammer, du vil bruge, og du behøver ikke at følge nogen større designretningslinjer som i foruddefinerede værktøjer.

PROTOTYPEN

Som et næste trin justerede vi de valgte metoder inden for en Google Slide-præsentation og gjorde en prøvekørsel internt. Dette hjalp os med at afdække nogle store vanskeligheder inden for opsætningen:

I en workshop på stedet har metoder og rammer tendens til at blive trykt eller håndtegnet. Så ingen skal være i stand til at interagere med selve metoden. Diskussioner kan blive ret intense, og det er vanskeligere at moderere dette eksternt. Det kan være vanskeligt at finde ud af, hvem der tilføjede, hvilket punkt til en diskussion, hvis du ikke er i stand til at se klienten. Et ur til timeboks på et værksted for at fremskynde processen skal vises på en eller anden måde.

Du kan se et skærmbillede fra prototype-opsætningen her:

LØSNINGEN

For at tackle og løse ovennævnte udfordringer måtte nogle ting gøres anderledes end i en normal workshopopsætning, der oversættes til følgende bedste praksis:

  • Brug slide master editor til at oprette dine metoder, rammer eller lærreder for at holde dem i baggrunden. På denne måde kan deltagerne i workshopen ikke interagere med det og vil ikke blive forstyrret ved at vælge det forkerte element.
  • Brug hjerneskrift efterfulgt af en guidet diskussion (af hver deltager) som en metode i stedet for den traditionelle brainstorming og lignende mere kommunikationsbaserede formater.
  • Foruddefiner post-IT med kundenavne på det. Dette giver mulighed for mere gennemsigtighed i workshoppen, da det er synligt, hvem der har bidraget med hvilken idé. På denne måde er du som moderator altid på toppen af ​​tingene. For at klynge ideer og give råd, skal du og dit team også have din egen farve.
  • Moderatoren deler sin skærm for at give råd om, hvad man skal gøre. Vi bygger også en understøttende præsentation til at forklare metoder og give yderligere information.
  • Vis timing og nedtælling på moderatorens delte skærm.

YDERLIGERE FORBEREDELSE

For at modvirke potentielle spærringer under det virkelige møde tog vi på forhånd nogle foranstaltninger.

  • inviter brugerne af klienten til at teste nogle funktioner i opsætningen ved hjælp af delefunktionen i Google-lysbilleder før workshopen. Ved at levere en service som denne, skal du være sikker på, at du minimerer risikoen for tekniske problemer.
  • skitsere nogle instruktioner om, hvordan du bruger Google Slides, hvordan formatet på workshopen vil være, og hvordan du planlægger at dække forskellige emner.

For at være ærlig, var jeg ikke sikker på, om denne nye opsætning vil være en stor succes, og jeg var bekymret over den begrænsede evne til at interagere med klienten, som jeg er vant til. I vores 4 timers workshop lykkedes det dog at opnå meget gode resultater for klienten og modtog stor feedback på det virtuelle format.

For at opretholde vores høje sikkerhedsstandarder, mens vi bruger denne service, fik vi adgang til fortrolige oplysninger kun separat via skærmdelingen, konverterede præsentationen til en lokalt gemt PowerPoint efter mødet og slettede den originale fil.

RESUMÉ

Så forhindrer den faktiske situation dig i at levere interaktive workshops? Det skulle det ikke! Så meget som du har brug for at være kreativ på den måde, du bygger dine workshops på, kan du være kreativ på den måde, du leverer dem. Jeg er sikker på, at de faktiske omstændigheder tvinger samfundet til at eksperimentere på den måde, vi interagerer med hinanden på. Derfor kan organisationer muligvis flytte flere og flere interaktioner ind i den digitale verden. Dette er ikke nødvendigvis en dårlig ting, i betragtning af den indflydelse rejsen har på både vores miljø og vores arbejdstid.

Ikke desto mindre ser jeg frem til mine næste møder på stedet og konsulentworkshops, når denne krise er løst. Indtil da ved jeg, at vi med succes kan køre interaktive klientworkshop-formater på en helt virtuel måde.

Håber at se dig snart og forblive sund!

Oprindeligt offentliggjort på https://www.itonics-innovation.com.