Sådan undgår man de 3 øverste faldgruber med varmpudsning

Hvad er hot-desking?

Varmtpudsning eller kontorhotell er et skift væk fra tildelte siddepladser. I stedet kan folk reservere et skrivebord, når de har brug for det.

Varm desking som en del af en bredere smidig arbejdsstrategi

Varm desking implementeres ofte som en del af et skift mod agil arbejde. Da teknologi muliggør større mobilitet og talentfulde mennesker forventer større autonomi end nogensinde før, er kontoret blevet et af mange steder, hvor mennesker kan være produktive.

Som et resultat giver det ofte ikke mening at have et permanent skrivebord til enhver medarbejder. I stedet kan en pulje af skriveborde, blandet med andre typer rum eller plads - f.eks. Beanposeområder med tavle til samarbejde, cafeer til socialt samvær, bælter til stille koncentration - give den mest fleksibilitet for organisationen og deres folk.

Hot-desking muliggør aktivitetsbaseret arbejde

Denne praksis med at tilvejebringe forskellige typer plads, som medarbejderne kan vælge imellem, afhængigt af den aktuelle opgave, kaldes Activity Based Working (ABW). Aktivitetsbaseret arbejde er et under-sæt agil arbejde og en større arbejdspladstrend.

Ikke overraskende bliver det hurtigt populært, da det er bevist, at aktivitetsbaserede arbejdspladser øger medarbejdernes engagement; mens fleksibelt arbejde er afgørende for talentattraktion og fastholdelse.

Hvad er fordelene ved varmpudsning?

De 3 bedste fordele ved hot-desking eller office hotelling er:

  • Skæring af fast ejendom og kulstofaftryk ved at reducere den nødvendige kontorplads pr. Person
  • Forbedring af produktivitet og samarbejde ved at skabe et mere fleksibelt arbejdsmiljø, der giver en overlegen medarbejderoplevelse
  • Optimering af plads ved at reducere antallet af individuelle arbejdspladser og frigøre plads til, for eksempel, kramrum og fokusbås

Hvad er forskellen mellem hot-desking og office hotelling?

Når folk taler om 'hot-desking', henviser de ofte til praksis med at gribe et ledigt skrivebord, når du dukker op på kontoret. På den anden side refererer definitioner af 'hotelling' typisk til personer, der booker et skrivebord på forhånd, før de ankommer.

Oftere end ikke bruges udtrykkene 'hot-desking' og 'hotelling' om hverandre.

I denne artikel holder vi os med udtrykket hot-desking, hvilket betyder, at der ikke er tildelt siddepladser, der kan reserveres enten på forhånd eller ved ankomsten ved hjælp af et skrivebordsbookingsværktøj.

Hvad er de 3 største faldgruber med varmpudsning?

De tre topfaldende faldgruber er:

  • Vanskeligheder med at finde et skrivebord, når du dukker op om morgenen, hvilket ofte fører til, at folk dukker op ekstra tidligt for at sikre et anstændigt sted; eller kæmper om skriveborde.
  • Manglende evne til at finde en kollega, som du vil sidde ved siden af. Dette kan skade forhold og gøre det sværere at samarbejde med og lære af andre.
  • Tidsspild med at søge på et skrivebord, søge efter en kollega eller oprette din arbejdsstation, før du kan være produktiv.

Hvad sker der, hvis du ikke adresserer 'ulemperne' ved hot-desking?

Hot-desking har haft sin retmæssige andel af dårlig presse gennem årene på grund af implementeringer, der udelukkende fokuserer på omkostningsbesparelser uden at tage medarbejdernes behov og feedback i betragtning.

Manglende forståelse af risiciene og skabelse af en solid plan for at afbøde dem fører ofte til ulykkelige medarbejdere, der føler sig uhyggelige for, stressede og isoleret fra deres kolleger.

I sandhed skal vi sætte vores synspunkter langt højere end blot at undgå forstyrrelser for medarbejderne, når vi implementerer varm-desking. Når det gøres rigtigt, skal levering af delte skriveborde og en række andre rum aktivt forbedre trivsel og bidrage til et miljø, der fremmer innovation. Siddepladser bør bruges strategisk for at skabe disse positive resultater.

Sådan undgås de top 5 faldgruber med varmpudsning

Den gode nyhed er, at alle ulemper ved varmpudsning helt undgås. Der er absolut ikke noget behov for varmpudsning for at blive en førstemann til mølle gratis for alle. I stedet skal folk være i stand til let at booke et skrivebord på forhånd - når du er på farten med et skrivebord, der reserverer en mobil-app, hjemmefra eller når de ankommer til kontoret.

Hvis nogen beslutter at booke et skrivebord ved ankomsten, er det let at se, hvad der er tilgængeligt ved at have skrivebordspaneler på hver arbejdsstation.

Ved at vælge hot-desking software, der gør det muligt for folk at finde en bestemt kollega eller team, kan du undgå spildt tid og skabe et virkelig samarbejdsmiljø.

Endelig skal hele processen med at finde det rigtige skrivebord ved siden af ​​den rigtige person eller team tage nogle sekunder. Og når du dukker op på dit valgte skrivebord, skal møblerne være lette at justere og teknologi en brise til at komme i gang, uanset om folk bruger laptops eller desktops med filer i skyen.

Brug af data til at forbedre skrivebordets oplevelse

Ved hjælp af et værktøj til planlægning af arbejdspladser, der gør det muligt for folk at se på en kontorplanplan og hurtigt se, hvilke skriveborde der er tilgængelige, gør skrivebordsoplevelsen endnu hurtigere og mere tilfredsstillende.

Hos Smartway2 har vi fokuseret på, hvordan man hjælper medarbejderne med at finde nøjagtigt det rigtige skrivebord ved at overlægge data på plantegninger. For eksempel kan du overlejre data om brugen af ​​skrivebordet, så de mest populære skriveborde på dit kontor fremhæves på et varmekort.

Analyse af brug af arbejdsområdet - inklusive mødelokaler og data om bordbestilling - er vigtige for udviklingen og konstant forbedring af din arbejdspladsstrategi.

Brug af desktop booking software til at ændre adfærd

Mange faciliteter, HR- og IT-fagfolk - for ikke at nævne kontorledere - kæmper for at styre hot-desking uden at ty til detaljerede politikker og hårdhåndet politiarbejde.

F.eks. Kan en organisation, der sigter mod at øge tværfunktionelt samarbejde, finde medarbejdere, der fortsætter med at booke det samme hot desk ved siden af ​​de samme kolleger i uger eller måneder i træk.

Med et fleksibelt hot desking-værktøj, der giver dig mulighed for at oprette tilpassede ressourcebookingsregler, der afspejler din arbejdsgang, kan du konfigurere systemet til at "skubbe" den adfærd, du ønsker. For eksempel kunne du konfigurere din skrivebordsbookingssoftware, så efter tre dage på samme sted på den fjerde dag er skrivebordet ikke længere tilgængeligt.

Ligeledes, hvis du finder folk, der blokerer bookingborde, som de ikke nødvendigvis bruger hver dag, kan du konfigurere dit skrivebordsbookingssystem, så folk ikke kan foretage en reservation i mere end for eksempel en uge i forvejen.

I den forstand vil valg af det rigtige hot-desking værktøj til jobbet give dig mulighed for at skræddersy medarbejderoplevelsen på en måde, der giver den største fordel for både organisationer og enkeltpersoner.

Implementerer du office-hoteling, eller ønsker du at få mere ud af dine nuværende hot desks?

Vi deler ideer om, hvordan man skaber en bedre arbejdsplads; og specifikt hvordan du kan tage en datadrevet tilgang til at forbedre pladsudnyttelsen. Hvis du gerne vil øge samarbejdet og produktiviteten eller give en smule medarbejderoplevelse, er du velkommen til at anmode om en demo af Smartway2.

Du kan også nyde ...

Sådan gør du varm desking helvede til hotelling himlen i 10 trin