Sådan automatiseres din designvirksomhed

At drive en kreativ virksomhed er spændende og kan være meget sjovt, men hvis du er noget som mig, kan papirarbejdet, e-mails, endeløs markedsføring og indholdsoprettelse fortælle din energi. Hvis du bruger for meget tid på disse uendelige opgaver og ikke nok tid til at drømme om fremtiden eller faktisk skabe, vil automatisering være din allerbedste ven!

For at hjælpe dig med at gøre 2020 til det mest produktive, rentable og spændende år i din virksomhed hidtil har jeg sammensat alle måder, som automatisering kan hjælpe dig.

OVERSIGT

  • Oprettelse af forslag
  • On-boarding
  • Indsamling af filer
  • Regnskab
  • Kontrakter
  • Planlægning
  • Automatiser sociale medier
  • Førende generation
  • Templatiser din afleveringspakke

Nogle af tipene i dag inkluderer oprettelse af skabeloner til forskellige trin i din proces. Jeg foreslår at dedikere en mappe på din computer eller harddisk specifikt til skabeloner. På den måde kan du altid gribe en til at redigere, når du har brug for det.

Oprettelse af forslag

Det rigtige forslag kan være afgørende for at vinde nyt arbejde, men at udarbejde knockout-forslag kan være tidskrævende. Mit yndlings tip her er at oprette en skabelon. Der er så mange sektioner, der altid er mere eller mindre ens, så kan du finjustere resten. Jeg foreslår at medtage disse sektioner i dit skabelonforslag:

  • En dejlig forside (rediger bare klientnavn og projekttitel)
  • En oversigtsside, hvor du beskriver projektet og din tilgang
  • En teamside, hvor du beskriver dig selv / dit bureau og værdier
  • Et par casestudier, og hvordan de forholder sig til klienten
  • En leverbar liste (med det nøjagtige projektomfang)
  • En tidslinje og din proces (bare ændre datoerne)
  • Et budget

Hvis du føler dig usikker på, hvor du skal starte med din egen skabelon, kan du lytte til vores podcast-episode på det perfekte forslag eller bruge en service som Prospero til at udfylde en forud oprettet skabelon.

https://www.goprospero.com/

On-boarding

Ombordstigning er handlingen ved at lade dine klienter vide, hvad de kan forvente af at arbejde sammen med dig. Det er en fantastisk mulighed for at invitere dem til dit projektstyringsværktøj, indstille forfaldsdatoer for alle filer eller feedback, du har brug for fra dem, og fortæl dem, hvordan de bedst kommer i kontakt. En stærk ombordværende betyder færre e-mails med spørgsmål og mere tid for dig at fokusere på det faktiske arbejde.

For at skabe en god ombordstigning skal du starte med at skrive alle de trin, du går igennem i din designproces, og hvad klienten muligvis har brug for at vide. Opret derefter et velkomstsæt eller e-mail-skabelon, som du kan sende over med minimale ændringer mellem projektet.

For at få en komplet liste over de ting, der skal medtages, og tip til værktøjer, der kan bruges, skal du downloade vores klient-ombordstjekningsliste.

Hvis du bruger en projektstyringssoftware som Trello, Asana eller Basecamp, er det også en god ide at oprette projektskabeloner, der inkluderer hvert trin i designprocessen. Jeg kan godt lide at tilføje et kort til hver handling som "sign design-aftale" eller "give feedback". Fordelene ved at bruge et projektstyringsværktøj snarere end e-mail er, at både du og din klient har et klart overblik og kan vende tilbage til ethvert trin i processen for at gennemgå beslutningerne. For at se, hvordan jeg kan lide at organisere mine projekter, skal du tjekke, hvordan jeg laver skabeloner i Trello.

Opret projektskabeloner i Trello, så du nemt kan ombord på dine klienter

Indsamling af filer

Det kan tage meget tid at indsamle alle de filer, du har brug for til et projekt, især hvis der er flere personer involveret. Ting ender ofte i lange e-mailkæder som vedhæftede filer, og det kan være vanskeligt at vide, hvilken fil der er den nyeste.

Kayla er et værktøj, der giver dig mulighed for at sende forespørgsler til klienter eller andre annoncer og automatisere samlingen. Når nogen sender dig en fil, organiseres den automatisk i den rigtige mappe og tidsstemples. Du kan derefter godkende filen eller bede om en anden. På denne måde er det super let at finde, hvad du har brug for, selvom projektet har en rigtig lang tidslinje og en masse filer.

https://getkayla.com/

Du kan også invitere dit team og give dem forskellige niveauer af adgang. Dette er godt, hvis du er flere, der samarbejder om et projekt, eller hvis du vil have, at dine junior-designere kun skal se de godkendte filer.

Regnskab

At have et let og automatiseret system til dine fakturaer gør dit regnskab meget lettere, du risikerer ikke at glemme at fakturere for dit hårde arbejde og for at være ærlig, er det temmelig tilfredsstillende at se de penge, du skylder i en pæn søjlediagram. Der er masser af værktøjer, der giver dig mulighed for at sende fakturaer, oprette kvitteringer, og som hjælper dig med at oprette en opgørelse ved slutningen af ​​året for dine skatter. Nogle tjenester som Xero er godkendt til online momsarkivering (UK), så du kan gøre alt fra ét sted.

Hvis du elsker værktøjer og vil se vores favoritter til annoncer, kan du tjekke podcast-episoderne "top værktøjer, vi ikke kan leve uden"

Kontrakter

En god kontrakt er en god måde at undgå krybning af omfang, etablere klare retningslinjer for dine kunder og sørge for, at alle rettigheder omkring intellektuel ejendomsret stryges ud, før et projekt begynder. Nogle større virksomheder har strenge fortrolighedsbestemmelser, så det at have en klar diskussion i begyndelsen af ​​et projekt gør det nemt for dig at vide, hvad du kan dele som en del af din portefølje, når projektet er afsluttet.

AIGA, den faglige forening for design, har udviklet en skabelon, du kan bruge og vedtage til dine egne forretningsbehov. Husk, at nogle af sektionerne, for eksempel dem, der vedrører skatter, er baseret på amerikanske love, så brug de sektioner, der passer til dig, og tilpas eller slip resten. Medmindre dine projekter har meget store budgetter, kan det være vanskeligt at give lovlig repræsentation i tilfælde af, at kontrakten overtrædes. At have en kontrakt på plads sætter imidlertid en klar aftale for omfanget af arbejdet og de samlede forventninger. Jeg siger det, da jeg stærkt anbefaler, at du har en kontrakt, selvom dine projektbudgetter er mindre.

Når du har din skabelon, skal du tilpasse den til dit aktuelle projekt og bruge en software som Signable til at samle underskrifter online. Signable skaber et spor af de handlinger, der er truffet, så det er lige så juridisk bindende som en hånd underskrevet / papirkopi af kontrakten.

Planlægning

Hvis du bruger en masse tid på at maile frem og tilbage for at oprette møder, kan du i stedet bruge et online planlægningsværktøj. Mange værktøjer som Calendly integreres på dit websted, så klienter kan gennemgå din kalender og vælge et tidspunkt der passer dem. Meget nemmere!

Automatiser sociale medier

Uanset om du elsker at køre dine sociale medier, eller hvis det føles som et nødvendigt onde, har det en tendens til at tage meget tid. Med et par tricks og lidt planlægning kan du automatisere dine sociale medier og begynde at generere kundeemner, mens du fokuserer på andet arbejde eller endda tage en ferie!

Det første trin er at oprette en udstationeringsplan. Det skal omfatte:

  • Hvornår skal du poste til hver platform
  • Hvilket format der skal posteres (f.eks. Videoer, IG-historier, billeder osv.)
  • Hvilken type indhold der skal sendes, når (f.eks. Portefølje onsdage og tip fredag)

Når du først har denne liste, er det tid til at beslutte, om du selv vil oprette indholdet, eller om du gerne vil outsource dette. Med en klar tidsplan og retningslinjer for din meddelelse, og hvad du vil have din konto til at handle om, kan en virtuel assistent eller meddesigner oprette poster fra din blog, portefølje eller blymagneter.

Jeg anbefaler altid, at batch oprettes dit indhold. I stedet for at tage 30 minutter hver gang du opretter et indlæg, skal du sætte dig ned i en dag hver anden uge og oprette en bank med indhold, der skal sendes. Dette er ikke kun mere effektivt, men du kan også bruge automatiseringsværktøjer som Senere eller Buffer til at planlægge dit indhold. Disse værktøjer giver dig mulighed for at tilføje dit indlæg, hashtags og beskrivelser til flere platforme og bestemme, hvornår de skal bogføres. Pludselig betyder en dags værd at arbejde, at dine sociale medier kører glat og konsekvent i flere uger!

https://later.com/

Førende generation

Tiltrækning af nye kunder til din virksomhed kan være en af ​​de mest tidskrævende og til tider nervepirrende opgaver i din virksomhed. En måde at automatisere dette på er at skabe en blymagnet. Dette er en gratis ressource, som interesserede kunder kan downloade fra dit websted til gengæld for deres e-mail.

Da folk nu er føjet til din e-mail-liste, kan du sende dem flere tip hvert par uger. Dette skaber tillid og etablerer dig som ekspert - plus holder dig for øje.

Hvis du vil tage dette et skridt videre i dit mål om automatisering, skal du oprette en gruppe e-mails, der går ud på forskellige tidspunkter. For eksempel en gang om ugen i fire uger efter, at nogen downloadede blymagneten. Dette er virkelig let at konfigurere i tjenester som Mailchimp for at sende opfølgende e-mails til din liste - udført en gang, udbetaler for evigt.

Templatise din hånd off pakke

Ligesom din ind-boarding er din hånd-off-pakke en fantastisk måde at få dig og dine klienter på den samme side. Ofte kan dine klienter muligvis være interesseret i yderligere hjælp, men er ikke opmærksomme på alle dine tjenester. At have en god afleveringspakke kan derfor hjælpe dig med at få mere arbejde, og hvis ikke, er det et godt sidste indtryk.

I hånd-off-pakken vil jeg gerne medtage:

  • Et takbrev eller en video - dette er en fantastisk måde at bede om en henvisning eller attest til
  • Et link til leverancer (for eksempel et Google Drev eller Dropbox-link)
  • Et dokument med de ekstra tjenester, du tilbyder
  • For en splurge, send en lille mærkevaregave

Jeg håber du har fundet alle disse automatiseringstips nyttige, og at du føler dig bemyndiget til at gøre din virksomhed endnu større i 2020!

Hvis du vil finde gode annoncer, du kan samarbejde med eller bare et sted at stille spørgsmål, tilmeld dig vores community, det er gratis!