Sådan automatiseres medarbejderes mobiltelefon dataanalyse med Google Sheets (gratis skabelon)

At beherske regneark på arbejdet er en af ​​de hurtigste og nemmeste måder at hente vigtig indsigt på. Derfor er vi sammen med Google Sheets og Office 365-eksperter - for at give dig handlingsvise tutorials, som du kan begynde at implementere på arbejdet i dag. Denne artikel blev oprindeligt offentliggjort på Management Blog af BeeBole. Hvis der er noget, du gerne vil vide, hvordan man gør med regneark på arbejdet, skal du ikke være genert og fortæl os det i kommentarerne.

Hvorfor automatisere anvendelsen af ​​celledata

Der er ikke noget, der argumenterer for vigtigheden af ​​at have et godt greb om din medarbejders mobiltelefon datanvendelse, og heller ikke de mange fordele til at udstede enheder til ansatte.

En virksomhedsudstedt mobiltelefon er ofte en win-win for både ansatte og virksomheder. Det giver en klar linje mellem opdelingen mellem arbejde og spil for medarbejderne og er især velkommen, når det kommer til enhedssikkerhed. Når alt kommer til alt er mange ansatte ikke interesseret i at give deres virksomhed kontrol over deres personlige telefon for at sikre, at den opfylder sikkerhedsstandarder.

Og for arbejdsgivere er det en no-brainer. Virksomhedsudstedte telefoner har potentialet til at skabe en konkurrencefordel ved at kontrollere servicekvaliteten for enheder såvel som en standardplatform til support og appudvikling. Telefonnumre kan bevares og videregives til nye medarbejdere i samme stilling. Begrænsninger og sikkerhed for virksomhedsoplysninger kan håndhæves, og enheder kan fjernes fjernt, hvis de bliver stjålet.

Brug af Google Sheets til at administrere din medarbejders mobiltelefon datanvendelse [skabelon inkluderet!]

Naturligvis kan implementering af et program som dette være dyrt og tidskrævende for arbejdsgivere. Valg af den rigtige plan og udstyr kan have stor indflydelse på tid og omkostninger, og det er ikke engang at nævne skjulte udgifter som allerede overarbejdede IT-ressourcer og arbejdsgange, der skal implementeres.

Derfor har vi sammensat en Google-regnearkskabelon til styring af dine medarbejders mobiltelefonedatabrug. Lige så vigtigt som noget som et automatisk medarbejderes tidssporingssystem eller lønningsliste, er dette en anden stor tidsbesparende.

Følg med, mens vi leder dig gennem at downloade dit mobiltelefonselskabs månedlige data, integrere dem med skabelonen og til sidst analysere de vigtigste takeaways, disse data indeholder.

Gratis skabelon til styring af dine medarbejdercells data

Denne artikel indeholder et gratis-til-download-regneark til trådløs plananalyse udviklet i Google Sheets. Når du først er konfigureret, skal du bare kopiere data fra din mobiltelefonudbyder, og regnearket viser de vigtige oplysninger i et letlæseligt instrumentbræt. Du kan dele dette betjeningspanel med alle, der har brug for hurtig indsigt i dataene.

Med skabelonen i hånden, her er de data, du kan dykke i:

  • Sammenlign de samlede omkostninger med den foregående måned
  • Se en fordeling af gebyrer efter kategori
  • Spor datanvendelse efter bruger
  • Spor minutter brugt af brugeren

Lad os komme igang

Klar til at starte stien mod trådløs oplysning? Her er trinnene.

  1. Gå først til det originale indlæg for at hente eksemplet dashboard og klar til brug skabelon ved at tilføje dem til dit Google Drev.
  2. Læs igennem dette indlæg, og følg med på eksemplet med Google-regnearket, der er udfyldt med falske celledata.
  3. Brug den skabelon, der er downloadet i trin 1, til at importere dine egne trådløse data (som kan downloades fra din mobiloperatørportal) for at begynde at styre dit eget teams mobiltelefonbrug.

Hvad skal jeg downloade fra medarbejderens telefonselskab

Du skal downloade to separate rapporter fra transportøren. Bemærk, at disse rapporter generelt er .csv- eller .xls-filer. Rækkerne kopieres derefter til slutningen af ​​det relevante datablad.

Den første rapport vil bestå af en enkelt række med data, der opsummerer de månedlige totaler for planen og alle brugere, og bør omfatte følgende kolonner:

  • Bill af måned
  • I alt udstyrsafgifter (betalinger til enhedsfinansiering)
  • Månedlige adgangsafgifter
  • Tillæg og OCC & Cs
  • Skatter, tillæg og gebyrer
  • Gebyrer for brug og køb
  • Samlet aktuelle afgifter

Den anden rapport med individuelle brugerdata vil indeholde en række for hver bruger. Dette er de kolonner, der skal inkluderes i denne rapport:

  • Navn
  • Telefonnummer
  • Faktureringscyklus dato
  • Brugte protokoller
  • Dataforbrug
  • Udstyrsafgift (typisk en finansieringsbetaling for enheden)
  • Samlet aktuelle gebyr (alle linjeafgifter for måneden)
  • Opgraderingsberettigelse (valgfrit)
  • Telefonmodel og fabrikant (valgfrit)
  • Linjeaktiveringsdato (valgfrit)

Du kan se, at vi har anført et par valgfri varer ovenfor. Hvis du vil tilføje mere funktionalitet til dette dashboard ned ad vejen, er det en god ide at trække disse data nu, så de er der for dig at bruge i fremtiden. (Når vi taler om, hvis du gerne vil lære at tilføje et ark for at vise den nyeste statistik for alle de nuværende brugere med evnen til at sortere efter flere kategorier, så fortæl os det! Vi er alle ører når det kommer til forslag for denne nye serie på regneark vinder hurtig.)

Google-skabelon-regnearket indeholder et ark til de samlede plandata og et ark for de enkelte brugerdata. Det er her du kopierer dine egne data for at begynde at analysere dine medarbejders brug af mobiltelefoner.

Lad os opsætte medarbejderens mobile dataanalysator

Når du har downloadet dataene fra din udbyder, er det næste trin at kopiere dem til regnearket.

Fanen for månedlige afgifter

Kopier de månedlige data fra den enkeltstående månedlige rapport til fanen "Månedsafgifter." Husk, den første gang, du indtaster data, er den eneste gang, du også har brug for at kopiere overskrifterne til dette regneark. I alle efterfølgende måneder behøver du kun at kopiere dataene.

Fanen brugerdata

Kopier nu rapporten med data, der er opdelt af brugeren i fanen "Brugerdata", og husk igen, at denne første måned er den eneste måned, du også har brug for at kopiere overskrifterne.

Bemærk

Når du konfigurerer de data, du vil hente i rapporten fra din udbyder, skal du sørge for ikke at ændre rapporten, der går videre. Hvis du redigerer de data, der er downloadet i rapporten, skal du sørge for at justere regnearket om nødvendigt.

Når du først har et format til at downloade dataene i, kan det ikke ændre sig fremad. Hver måned kopierer du dataene nederst i den foregående måneds data uden nogen adskilte rækker. Sørg for at tage sikkerhedskopi af datafilerne fra transportøren i en mappe til fremtidig reference - du ved aldrig, hvornår det kan komme godt med!

Hvilken kolonne er der?

For at frigøre regnearkets fulde kraft, er det nødvendigt at vide, hvilke kolonner der har hvilke data. Fanen "Arbejdsark" er der, hvor alle beregninger udføres. Du behøver kun at udfylde de grønfarvede celler med kolonnebrevene fra det tilsvarende ark, der repræsenterer disse data.

I hver af de grønne celler skal bogstavet i kolonnen, der indeholder disse data, udfyldes. Se på eksemplet regneark for at se det i handling. Bemærk, hvilket afsnit har bogstaver til de månedlige data, og hvilke der har bogstaver til brugerdataene.

Resten af ​​fanen "Arbejdsark" er dedikeret til beregninger, der vises på instrumentbrættet. Faktisk kan du højreklikke på fanen "Arbejdsark" for at skjule arket, fordi du ikke behøver at få adgang til det, der bevæger sig fremad. Hvis du har brug for det, kan arket ved at fjerne skjul fra menuen "Vis" menupunkt "Skjulte ark."

Dashboardet

Endelig er det tid til at gå over instrumentbrættet. Du vil se, at fanen "Dashboard" er først, og det er her, all magien sker. Det er her resultaterne fra dataregningerne vises. Når dine oprindelige data er udfyldt, og fanen "Arbejdsark" er udfyldt med kolonnebogstaverne, udfyldes instrumentbrættet med beregningsresultaterne. Når du tilføjer data hver måned, opdateres instrumentbrættet automatisk.

Betjeningspanelets titel ændres afhængigt af måneden. Afgifter vises for den aktuelle og forrige måned. Ved brug af data vises den samlede anvendte mængde såvel som de fem øverste brugere. De tre brugere, der brugte den mindste mængde data, vises også. Det samme format bruges også til at vise brugte minutter.

Databehandling af medarbejderes mobiltelefon: indsigt

Nu kan vi dykke ned i de gode ting. Det er meget let at bare betale celleregningen hver måned uden at lægge mærke til stigende omkostninger og årsagen til dem, og det er netop derfor, vi har oprettet denne skabelon. Dette celledatadashboard er et kraftfuldt værktøj til at få indsigt og hjælpe dig med at se omkostninger, før de eskalerer med meget lidt indsats på din ende. Når det kommer til at analysere en medarbejders virkelige omkostninger, er denne type information vigtig og endnu bedre, når den er automatisk.

Her er de vigtigste spørgsmål til at stille dig selv til at træffe smartere beslutninger med dit teams mobiltelefonplan, når du analyserer din medarbejders mobiltelefondatabrug.

Steg mine omkostninger fra sidste måned?

Det største stykke data, du kan holde øje med, er den samlede regning. At kunne se et hopp i omkostninger hurtigt fører til spørgsmål som:

  • Tilføjede vi nye linjer?
  • Købte vi nyt udstyr?
  • Var der gebyrer for dataforøg?
  • Misbruger nogen på holdet deres celleplan?

Hvor meget brugte jeg efter kategori?

Gebyrerne er opdelt i adgang, udstyr og forskellige gebyrer, der viser et øjeblik, hvor meget der bruges i hver kategori uden at skulle grave gennem din månedlige regning. Intet som let tilgængelige data, er der?

Hvor mange telefondata brugte mit team?

Brug af mobiltelefondata er vigtigt at holde styr på, fordi en enkelt medarbejder kan få disse omkostninger til at stige i en fart. Dashboard viser de fem bedste brugere samt fremhæver, om de bruger en betydelig mængde data. Overvej at coache dem, der bruger for meget data for at begrænse deres brug eller endda justere dit budget for flere data i fremtiden.

Hvor mange minutter har hver medarbejder brugt?

På trods af at mobiltelefonminutter er ubegrænset i disse dage, kan du stadig hente indsigt fra disse data. Antallet af brugte minutter kunne korrelere med højere udøvere i organisationen (afhængigt af deres position). På den anden side kan det være en mulighed for at spare penge ved at fjerne brugere, der bruger et minimum af minutter og / eller data, ved at fjerne dem fra planen.

Da samarbejde er kernen i G Suite-applikationerne, kan du dele dette ark med alle på teamet. Du kan endda integrere og bogmærke selve instrumentbrættet på en webside. Se dette Google-supportlink for mere information om udgivelse og indlejring.

Brug af regneark til at automatisere kontrollen af ​​medarbejdernes mobile data

Opsætning af et regneark som dette tager en smule tid i frontend, men når det først er konfigureret, er det en total tidsbesparelse (og penge!). Sporing af data som dette i Google Sheets er smart, fordi det er en applikation, som alle i din virksomhed allerede har og sandsynligvis bruger mindst en smule. Ingen ekstra licenser, installation eller træning er nødvendig, og dataene taler for sig selv. Med dette instrumentbræt i hånden, skal du tage gætterne ud af medarbejdernes celleforbrug med datastøttede fakta for at informere dine beslutninger.

Næste skridt

Glem ikke BeeBoles helt egen Google Sheets-tilføjelse, det perfekte værktøj til at tage din rapportering til næste niveau med vigtige medarbejderdata som projiceret kontra faktiske projekt tidsplaner, budgetter og meget mere.

- - -

Skrevet af Brian Wochele Livslang tech-entusiast. Systemanalytiker og -udvikler i forsikringsbranchen. Podcast- og lydbogkenderen.