Asynkron kommunikation - Er det en del af din firmakultur?

Dette er et stykke af Colony, en hård tilhænger af talentøkonomien, klar til at hjælpe dig med at opbygge dit eksterne team og skalere effektivt.

Fjernarbejde har givet folk kontrol over deres tid og fokus. De er lykkeligere, nu når de har mere tid til at dedikere til deres familier, venner og vigtigst af sig selv.

De er endnu mere produktive på arbejdet.

Men der kan være en skjult, ikke-så-indlysende grund til alle disse fordele, og det fungerer ikke hjemmefra. Det er asynkron kommunikation.

Asynkron kommunikation betyder, at folk har kontrol over, hvordan og hvornår de kommunikerer med andre teammedlemmer.

Ledere overvåger muligvis vigtigheden af ​​asynkron kommunikation, uanset om holdet er fjernt eller ej. De fokuserer mere på at give deres ansatte mulighed for at udføre fjernarbejde, men forlader alligevel den samme synkrone kommunikationsmodel, der ikke rigtig ændrer meget.

Hvad er faktisk asynkron kommunikation?

Asynkron kommunikation er den type kommunikation, der ikke sker i realtid. Det betyder, at når du sender en e-mail eller en meddelelse, ikke forventer du et øjeblikkeligt svar. Du holder ikke din e-mail åben, hvis du får en besked. Du holder den lukket og åbner den for at kontrollere din indbakke flere timer senere.

For eksempel, hvis du er på kontoret, og du har brug for at bede din kollega om noget, går du til deres skrivebord og afbryder, hvad de laver. I en asynkron kommunikationsmodel lader du dem afslutte deres arbejde og svare på dit spørgsmål, når de finder tid til det.

Hvad er forskellen mellem asynkron og synkron kommunikation?

Synkron kommunikation sker i realtid. Holdmedlemmer, der er i kommunikation, er begge til stede, hvad enten de er fysisk eller praktisk taget, og reagerer med det samme.

Personlige møder er den reneste form for synkron kommunikation. Du spørger noget, får svaret og giver straks feedback.

Der er også digitale former for synkron kommunikation. Chatbeskeder er en af ​​dem det meste af tiden. Det tager ikke lang tid, før vi åbner denne meddelelse og reagerer på den. Brug af Slack på arbejdspladsen er også en type synkron kommunikation, hvis du lader dine underretninger være aktiveret og reagerer på dem med det samme. Selv e-mail betragtes som synkron kommunikation i de fleste tilfælde.

Hvad er der galt med synkron kommunikation?

Prøv at give dine medarbejdere en fjern dag. Hvis deres produktivitet forbedres markant, er der noget galt med den måde ting fungerer på kontoret med dine regelmæssige kommunikationsformer.

Der er faktisk flere problemer.

For det første er folk i konstant kommunikation. Og det er ikke godt. Det ene øje forventer den nye Slack-anmeldelse, mens det andet forsøger at følge med i arbejdet. Hvad der er værre, vi får og svarer på meddelelser, selv efter arbejdstid, hvor vi konstant er tilsluttet og distraheret.

Derefter mister vi produktivitet for tilslutning. Mennesker er konstant forbundet med hinanden for at holde trit med alt. Møder, der sker for ofte, deaktiverer medarbejderne fra at have store slots uafbrudt dyb arbejde, som resulterer i meningsfuldt arbejde.

Konstant kommunikation sætter også mennesker under meget stress. De har ikke kontrol over deres tid, og der dukker altid op noget, der tager dem væk fra deres oprindelige planer. Dette fører til udskydelse og stablet arbejde i slutningen af ​​dagen. Og vi ved alle, hvad det betyder - stress, pres og panik. Til sidst fører alle disse negative følelser til udbrændthed.

Konstante afbrydelser er uundgåelige. Et stort antal afbrydelser splittede folks opmærksomhed og tog dem i gennemsnit 25 minutter på at vende tilbage til den oprindelige opgave. Dette gør det meget vanskeligt at gøre betydelige fremskridt i arbejdet, især hvis du udfører komplicerede opgaver. Aktiviteter som programmering eller skrivning kræver meget fokus, der kun kan opnås gennem dybt arbejde. Ifølge Cal Newport, forfatter af Deep Work, jo flere afbrydelser vi oplever, jo mere mister vi vores evne til at udføre dybt arbejde.

Der er naturligvis nogle tilfælde, hvor synkron kommunikation bør prioriteres. Brainstorming er et eksempel, når teammedlemmer skal være til stede i realtid og give ideer. Der er også andre nødsituationer, når du simpelthen ikke kan vente på, at din medarbejder reagerer.

Hvad er fordelene ved asynkron kommunikation?

  • Det tillader kommunikation mellem mange teammedlemmer i et fjernteam, uanset hvilken tidszone de er i.
  • Alle samtaler gemmes og er tilgængelige, så de kan henvises til senere.
  • Mennesker, der er involveret i kommunikationen, kan tage nogen tid at tænke inden de svarer uden at skynde sig noget, hvilket fører til mere konstruktiv og kvalitet kommunikation i stedet for korte og meningsløse svar
  • Teammedlemmer får store slots uafbrudt, meningsfuldt dyb arbejde, er mere produktive og producerer mere kvalitetsarbejde.
  • Lange dybe arbejdstræk fører til forbedret evne til at fokusere og udføre bedre.
  • Folk frigøres fra presset om at skulle svare øjeblikkeligt.
  • De får mere kontrol over deres tid uden at skulle være afhængige af beskeder, de modtager i løbet af hele dagen.
  • Mindre stress og frustrationer, der fører til udbrændthed.

Hvordan prioriteres asynkron kommunikation?

Der er mange værktøjer, du kan bruge til at gøre asynkron kommunikation som standard i dit team.

Slack er det værktøj, du sandsynligvis allerede bruger. Slack erstatter e-mail-samtaler mellem teammedlemmer, så de kan sende dem som chatbeskeder. Holdmedlemmer kan blive enige om ikke at forvente et øjeblikkeligt svar, når det kommer til at chatte på denne kanal, så alle kan have deres egne dybe arbejdssessioner.

Google Drive giver teammedlemmer mulighed for at arbejde i de samme dokumenter på forskellige tidspunkter og steder. Det er det ultimative værktøj til at arbejde på projekter og efterlade kommentarer for at diskutere dem på et andet tidspunkt med andre teammedlemmer.

Trello er et projektstyringssystem, der tillader tildeling af projekter og frister for forskellige teammedlemmer. Kolleger kan kommunikere på projekttavler, når de vælger det for at gøre deres arbejde mere effektivt.

Vævstol opretter skærmoptagelser for medlemmer, der ikke er til stede for at afklare punkter og give vejledning. For en endnu lettere samarbejdsoplevelse kombineres den også med Slack.

Virksomheder omfavner asynkron kommunikation. Buffer, Zapier og Doist er kun nogle af dem. I dag kan vi drage fordel af værktøjer som e-mail, chat og videokonferencer for at gøre det lettere for teammedlemmer at kommunikere asynkront uden behovet for at være online hele tiden.

Hvis dette virker for radikalt, skal du starte med små trin. For det første skal du ændre din tilgang til e-mail eller Slack, og du vil se, hvor meget tid til mere meningsfuldt arbejde du får.

Mød Colony, et højtydende udviklingscenter på en mission for at åbne den største ressource på Jorden - Human Potential. Kontakt os på [email protected]