En Covid 19 vejledningsvejledning til virtuelle møder: Ankomst og check-in

Du har sendt alle dine medarbejdere hjem for at forblive i sikkerhed og holde deres afstand, og nu er det tid til dit ugentlige møde mandag morgen. Det er ikke som om du aldrig har haft et virtuelt møde før - du gør dette hele tiden. Men pludselig føles dette mere ubehageligt. Hver skærmbaggrund er forskellig og ukendt; du har aldrig set så intimt ind i alle disse menneskers liv før. Men for at inspirere en følelse af normalitet, begynder du dette møde, som du har hver mandag formiddag, ved at knække en vittighed om din weekend og derefter vende din opmærksomhed til dagsordenen, når du deler din skærm.

Vi plejede også at prøve det. Hos Cultivating Leadership har vi fundet ud af, hvordan en global, virtuel konsulentvirksomhed kan have den slags tilsluttede, kreative kultur, som denne komplekse verden kræver. Og vi har lært, at de fleste virtuelle møder er frakoblende og ukreative. Her er to nøgleingredienser til at skabe et solidt fundament for et kreativt og tilsluttet virtuelt møde.

Skab en følelse af tilstedeværelse

Jeg tror, ​​at kunsten at ankomme er undervurderet. Vi har en tendens til at skynde os ind på et møde på kontoret med vores sind på det sidste møde eller om det projekt, der forventes i slutningen af ​​dagen. Når vi er virtuelle, bliver det endnu værre. Vi ankommer halvt og regner med, at vi sandsynligvis kan komme ud af dette forslag inden slutningen af ​​mødet, hvis tingene er langsomme. Eller indhent de seneste nyheder, som vi er frustrerende forbruger i vores angst. Og så er vi halvt til stede på det virtuelle møde, som, efter min mening, faktisk er værre end helt at gå glip af mødet.

På vores møder i Cultivating Leadership tager vi tre eller fire minutter at virkelig centrere, føle vores fødder på gulvet og at lægge mærke til vores vejrtrækning. Men selv på et kort møde kan du tage 25 sekunder at hjælpe folk med at ankomme. Sænk dit tempo, kig direkte ind i kameraet, bede folk om at tage en dyb indånding eller to, mens de lægger ned, hvad de har lavet. Husk dem på formålet med dette møde, og hvad du virkelig håber at opnå i de næste X minutter. Det er forbløffende, hvordan selv dette anmodningsniveau får folk til at placere deres telefoner, lukke en anden skærm og faktisk være til stede på dette møde.

Nu er du ankommet.

Tjek ind med alle

Vi lærer, at en indtjekning på et møde i kompleksitet er et nyttigt værktøj (her er en video, vi har om dette). I et virtuelt møde er det obligatorisk. Du har ingen adgang til hvad der virkelig foregår i hver persons verden, medmindre du spørger dem. Der kan være et grædende barn lige uden for døren, et opkald fra en læge med en diagnose lige efter dette opkald, en kamp med en værelseskammerat om at bruge det eneste rolige rum i lejligheden. Når vi for det meste arbejder derhjemme, opløses grænserne mellem hvem vi er hjemme og hvem vi er på arbejde - aldrig så hjælpsomme. Vi er nødt til at erstatte, hvad vores nervesystem ville have fortalt os på et personligt møde. Vi er nødt til at vide noget om, hvad der sker med disse hele mennesker, der dukker op som hoveder på skærmen.

Minimalt hvad du ønsker er at få en hurtig forbindelse til det, der betyder noget. Jeg tror, ​​at det i den spinny, urolige obligatoriske virtuelle verden i dag er at få en følelse af sted (hvor er du?) Og følelser (hvordan har du det?) Er afgørende. Afhængigt af mødet kan du muligvis bede om en meget hurtig indtjekning ("Fortæl os, hvor du er, og giv os tre ord til at beskrive din dag indtil videre"), eller du vil måske have noget potentielt langsommere og mere sjælfuldt ("Hvordan har du det gør med al uroen i verden lige nu? ”).

Efterhånden som tiden går, og din gruppe bliver mere vant til denne nye helt-virtuelle verden, kan du tjekke ind om et stykke information, der muligvis styrer mødet (“Hvad er det vigtigste for dig at komme ud af denne tid sammen? ”eller“ Hvad har mest overrasket dig over, hvad du har hørt fra kunder denne uge? ”). Under alle omstændigheder vil du lade enhver person tale en gang og uden afbrydelse.

Hvis du virkelig er interesseret i at oprette et team, der lytter godt, kan du muligvis lave en anden runde af check-in, balkonrunden: Hvad er de mønstre, vi lige har hørt fra vores gruppe? Hvad er outliers? Hvad manglede du troede kunne være der? Dette hjælper teamet med at begynde at lytte mere dybt til hinanden og lytte mere dybt til det system, du skaber sammen - uvurderlige stykker af førende i kompleksitet.

Ved at hjælpe dit team med at ankomme og tjekke ind, har du oprettet det fundament, der vil gøre dit virtuelle møde mindst lige så godt som dine personlige. I den næste blog tilbyder jeg vores ideer til, hvordan man bruger det stærke fundament.

Oprindeligt offentliggjort på https://www.cultivatingleadership.co.nz.