Foto af Yogendra Singh fra Pexels

7 strategier Hvordan man effektivt styrer virtuelle teams med højtydende arbejde

Høj produktivitetsstrategier til øjeblikkelig implementering

Er du bekymret for dit teams produktivitet under koronakrisen? Virksomheder beder gradvist deres ansatte om at arbejde hjemmefra for at bekæmpe COVID-19, og ledere forestiller sig, at deres medarbejdere ser Netflix i PJ'er på sofaen i stedet for at fokusere på deres opgaver.

Men denne krise kan muligvis forbedre dit teams produktivitet og skabe øget lykke blandt dine teammedlemmer. Ifølge en Stanford-undersøgelse øger arbejdet hjemmefra forbavsende produktiviteten og sænker desuden slidhastigheden. At skære pendlen giver medarbejderne mere tid til rådighed og reducerer stress.

En teletjeneste i halvtid sparer svaret til 11 arbejdsdage om året i tide. - Global arbejdspladsanalyse

Fjernarbejde er også godt for miljøet. Det reducerer CO2-emissioner ved at have færre biler på gaden. Økonomisk betaler det sig for både ansatte og virksomheder. Arbejdsgivere kan reducere huslejen markant, og pendlere på halv tid sparer mellem $ 2.500 og $ 4.000 om året for pendling i henhold til Global Workplace Analytics. Den samme undersøgelse viser, at regelmæssigt arbejde hjemmefra, i USA, er steget med 173% siden 2005. Virtuelle teams er på vej op, ikke kun under en krise som en pandemi.

Dette kan være en chance for en stor nulstilling med hensyn til, hvordan vi arbejder. - Matt Mullenweg

Ved siden af ​​alle fordelene ved virtuelle teams er der også udfordringer til at styre medarbejdere effektivt på afstand. Hvordan kan du få det bedste ud af dine virtuelle medarbejdere som teammedlem og leder?

1. Indstilling af standarder for processer og gentagne opgaver

Implementering af systemer og det at have en standard måde at arbejde giver medarbejderne orientering og hjælper dem med at vide nøjagtigt hvad der forventes. Ryd opgaver og processer med detaljer om, hvem der skal gøre hvad indtil når hjælpe med at undgå forvirring og støtte teamet til at arbejde effektivt.

2. Definer kommunikations- og samarbejdsværktøjer

Da du ikke samles så ofte, er det vigtigt at skabe plads til en uformel samtale for at holde gruppens forbindelse i live. Det bedste værktøj til en virtuel vandkøler er en gruppechat. Der er flere værktøjer, du kan bruge. I min virksomhed bruger vi Microsoft Teams, der fungerer godt for os. I tilfælde af at du har brug for en quick-fix til at håndtere det hurtigt skiftende, ville Skype være et godt valg.

Til teammøder og andre formelle samtaler skal du oprette et værktøj til konferenceopkald. Skype og teams er begge gode muligheder. Det er vigtigt at sikre sig, at alle medlemmer har adgang til værktøjerne og ved, hvilken der er standardtilstanden.

At have et skærmdelingsværktøj på plads er vigtigt for møder, men endnu mere til at arbejde på fælles opgaver eller projekter, såsom økonomisk planlægning, præsentationer osv.

For effektivt samarbejde har det ofte brug for flere medarbejdere for at arbejde på de samme dokumenter. Hvis dine projektstyringsværktøjer ikke har samarbejdsfunktioner, kan du bruge Google Drive eller Dropbox.

3. Planlæg regelmæssige møder og være tilgængelige

At arbejde hjemmefra kan let afbryde dig fra virksomheden og teamet. Regelmæssige holdsamlinger hjælper med at overvinde en følelse af isolering. Opret rutiner og en officiel kontorfølelse under møderne for at holde alle motiverede.

Ledere og medarbejdere skal signalere, om de er tilgængelige for at oprette forbindelse, når det er nødvendigt. Udveksling af erfaringer om hobbyer og ferier osv. Kan være en god måde at få en menneskelig forbindelse mellem virtuelle teammedlemmer.

4. Vælg mødetider og dage med omhu

Hvis du planlægger alle dine møder, når alle er mest produktive, vil du se dit produktivitetsfald. Normalt er folk mest produktive i morgentimerne. Men alle er forskellige, og det er nyttigt at diskutere dette i teamet. Dette skal du være opmærksom på, når du vælger tid og dag i henhold til en undersøgelse fra Priceonomics:

  • Mandag er den mest produktive dag, der falder til fredag ​​som den mest uproduktive dag
  • Den mest produktive tid er fra 8 til 11 am
  • Produktiviteten falder efter frokosttid og falder helt efter kl. 16

Det bedste tidspunkt til holdsamlinger er torsdag og fredag ​​eftermiddag. Det er en værdifuld vane at lukke ugen med et resumé af, hvad der er opnået, og hvad der står højt på prioriteringslisten for den næste uge.

5. Gå til video over chats og e-mail

Den mest effektive måde at kommunikere på er ansigt til ansigt. Når man ser hinanden forbinder man mere på et personligt plan og forstår kropssprog, efterligner og bevægelser bedre. For at undgå misforståelse af en hurtig videochat er det den bedste måde til effektiv kommunikation på. Overkommunikation og tid til formelle og uformelle chats vil fortsætte viljen til at samarbejde med teammedlemmer.

Hvis du er nødt til at skrive e-mails, fordi dine medarbejdere ikke er tilgængelige, skal du gøre dem korte og enkle. Bed om et specifikt resultat, og giv klare instruktioner. Tilvejebringelse af muligheder kan løse problemet uden at ping-ponging-e-mails frem og tilbage.

Gør alle en fordel og spild ikke folks tid med 2-ords e-mail-svar. Opbevar denne type kommunikation til din gruppechat.

6. Sæt og spore mål og implementer feedback-løkker

Alle er forskellige og har forskellige behov med hensyn til at sætte og spore mål og modtage feedback. Nogle mennesker kan ikke lide streng sporing, de ved hvad de skal gøre og leverer deres resultater. I dette tilfælde er det nok at sætte tidsplaner for de endelige mål.

Andre teammedlemmer har muligvis brug for mere tæt kontakt og direkte feedback på deres resultater. Sæt derefter mål op, og arranger regelmæssige opgaverelaterede feedback-sessioner.

Feedback og coaching er vigtig for at forbedre og komme videre individuelt og som et team. Ideelt set bør alle modtage regelmæssig feedback om arbejdsresultater, personlig udvikling, samarbejde og engagement. Gør det til en del af gruppens rytme, og fremhæv alles formål i det større billede. At arrangere regelmæssig en-til-ens vil påvirke i højtydende teams.

7. Skab en ægte teamfølelse

Håndtering af virtuelle teams kræver ekstra indsats og engagement for at skabe en teamfølelse. En følelse af at tilhøre er et afgørende puslespil for højtydende virtuelle hold. Metoder til at lykkes med dette er:

  • Hold teamet informeret om visionen og udviklingen i virksomheden
  • Har virtuelle rundborde om alles projekter, arbejdsmængder og udfordringer
  • Fejr specielle lejligheder som fødselsdage og opnå større mål
  • Initier og fortsæt uformel kommunikation
  • Hvis det er muligt, mødes fra tid til anden, intet kan erstatte ægte menneskelig forbindelse

At arbejde eksternt vil være en del af vores fremtid. Godt implementeret og administreret kan det føre til højtydende teams med glade medarbejdere. Lad os bruge denne krise til at omfatte arbejdsstilen i det 21. århundrede.

Hvordan er din oplevelse som medlem af et virtuelt team eller teamleder? Hvad hjalp dig med at arbejde effektivt hjemmefra?

Tak for at have læst.